Der Vereinsring Marxheim betreut das Haus nun seit einigen
Jahren. An dieser Stelle haben wir die häufigsten Fragen und
entsprechenden Anworten für Sie zusammengestellt.
An welchen Tagen können Räume im Bürgerhaus Marxheim gemietet werden?
Das Haus wird unter der Woche vorrangig von diversen Vereinen
belegt. Für private Feierlichkeiten steht das Haus an
Samstagen sowie in Ausnahmefällen auch Feiertagen zur
Verfügung. Ausnahmen können gemacht werden – bitte
sprechen Sie uns an.
Woher weiss ich, ob mein Wunschtermin noch zur Verfügung steht?
Ein erster Blick in den Belegungsplan gibt Ihnen
einen Anhaltspunkt. Wichtig ist dabei zu beachten, dass
mehrtägige Veranstaltungen oft in der Darstellung übersehen
werden (Balken am oberen Rand des Kalenders) sowie die
Tatsache, dass wir aus organisatorischen Gründen, Anfragen,
vorab Reservierungen bzw. Optionen nicht veröffentlichen.
Bitte lassen Sie sich von der regelmäßigen Vereinsbelegung
nicht irritieren. Die Vereine lassen ihr Training, die Proben
bzw. ihre Treffen auch einmal für Ihre Veranstaltung
ausfallen.
Wie läuft die Buchung/Reservierng ab?
Schicken Sie bitte eine E-Mail an
info@buergerhaus-marxheim.de oder nutzen unser Buchungsformular mit
folgenden Angaben: Datum und Zeit der Veranstaltung, Art der
Veranstaltung, ca. Anzahl der Besucher/Teilnehmer, Zeiten
für ggf. Auf- und Abbau sowie Ihren Kontaktdaten.
Baldmöglichst erhalten Sie dann eine E-Mail, ob Ihr
Wunschtermin noch zur Verfügung steht. Sollte der Termin
nicht mehr oder derzeit nicht zur Verfügung stehen, werden
Ihnen Alternativen oder eine Absage mitgeteilt. Sobald ein
möglicher Termin abgestimmt ist, wird intern bei uns ein
Vermerk in den Belegungsplan geschrieben, dass Ihre "Anfrage"
besteht – den Termin kann Ihnen also erst einmal niemand
mehr wegnehmen. Danach erfolgt die Abstimmung eines
Besichtigungstermins vor Ort zur Absprache von Details. Nach
diesem Termin und nach Ihrer Entscheidung, ob unser Haus für
Ihre Veranstaltung in Frage kommt, bekommen wir von Ihnen
wieder eine E-Mail (oder Sie nutzen unser Buchungsformular) mit der Bitte um
feste Reservierung (bitte geben Sie bei dieser E-Mail an,
welche Räume Sie zu welchen Zeiten mieten möchten -
DANKE!). Sie erhalten nun eine E-Mail mit den uns
vorliegenden Informationen zu Ihrer Veranstaltung sowie den
entstehenden Kosten. Diese Informationen überprüfen bzw.
ergänzen Sie und schicken uns die E-Mail einfach wieder
zurück. Ihnen geht dann baldmöglichst eine
Buchungsbestätigung mit dem voraussichtlichen
Schlüsselübergabetermin zu. Diesen müssen Sie uns noch
kurz bestätigen – damit ist dann der Buchungvorgang
abgeschlossen.
Wie viele Tische und Stühle stehen zur Verfügung?
Stühle: 250 St. mit folgenden Maßen:
Gesamthöhe 86 cm
Gesamtbreite 50 cm
Gesamttiefe 52 cm
Sitzhöhe 45 cm
Tische: 48 St. mit den Maßen:
Gesamthöhe 73 cm
Gesamtbreite 170 cm
Gesamttiefe 70 cm
Stehtische: 6 St. mit folgenden Maßen:
Gesamthöhe 109 cm
Durchmesser 70 cm
Runde Tische haben wir nicht!
Gibt es Bewirtung?
Nein, Sie müssen/dürfen alles selbst mitbringen.
Gibt es Geschirr?
Nur bedingt – bitte sprechen Sie uns an!
Wann kann ich in die Räume und wann müssen diese wieder zurück gegeben werden?
Generell mieten Sie immer von 09:00 Uhr des
Veranstaltungstages bis zum nächsten Morgen, 09:00 Uhr. Wir
versuchen aber, dass Sie möglichst eher und auch länger
Zeit bekommen, um vor- bzw. nachzubereiten. Wenn Sie eine
Garantie haben wollen, besteht die Möglichkeit die
Räumlichkeiten mit einem Preis-Rabatt von 50% pro Tag auch
weitere Tage zu mieten.
Wie finde ich die Räume vor und wie muss ich sie wieder zurückgeben?
Sie bekommen die Räume unbestuhlt, sauber und leer übergeben und müssen diese ordentlich und gereiningt wieder zurückgeben. Entsprechende Materialien zum Reinigen wie Wischer, Besen etc. können nur bedingt zur Verfügung gestellt werden. Bei der Anmietung von mehr als zwei Seminarräumen und/oder dem Saal ist eine professionelle Reinigung verpflichtend durchzuführen – Sie sind dafür verantwortlich.
Finden zum Zeitpunkt meiner Veranstaltung, weitere Aktivitäten im Haus statt?
In der Regel nicht. Es kann aber passieren, dass während Sie
noch am Aufbauen sind, Vereinsgruppen die von Ihnen nicht
gemieteten Räume nutzen. Am Samstag Abend finden aber i. d.
R. keine Vereinstätigkeiten im Haus statt.
Gibt es während meiner Veranstaltung einen Ansprechpartner vor Ort?
Nein. Bei Schlüsselübergabe erhalten Sie aber eine Notfallnummer, an die Sie sich bei Problemen während Ihrer Veranstaltung wenden können. I. d. R. wohnt die Ansprechperson in der näheren Umgebung des Hauses.
Was ist mit Müll?
Sie müssen sich um die Entsorgung Ihres entstandenen Müll
selbst kümmern – es stehen keine Mülltonnen zur
Verfügung! Bei größeren Veranstaltungen hat es sich daher
bewährt, einen Container aufstellen zu lassen.
Wann muss ich was bezahlen?
Zum Schlüsselübergabetermin (dieser findet i. d. R. in der
Woche vor Ihrer Veranstaltung statt), muss eine Kaution von
min. 500,- EUR in Bar hinterlegt werden. An diesem Termin
erhalten Sie eine Rechnung, die dann bequem auf ein Bankkonto
der Stadt Hofheim überwiesen werden kann.
Gibt es einen Vertrag?
Nicht direkt. Der Buchungsvorgang wird per E-Mail abgeschlossen. Beim Schlüsselübergabetermin müssen Sie noch einige Unterlagen gegenzeichnen (Kautionsübergabe, Schlüsselerhalt, Checkliste, etc.).