Fragen & Antworten

Der Vereinsring Marxheim betreut das Haus nun seit einigen Jahren. An dieser Stelle haben wir die häufigsten Fragen und entsprechenden Anworten für Sie zusammengestellt.
 

An welchen Tagen können Räume im Bürgerhaus Marxheim gemietet werden?

Das Haus wird unter der Woche vorrangig von diversen Vereinen belegt. Für Feierlichkeiten steht das Haus an den Wochenenden sowie Feiertagen zur Verfügung. Ausnahmen können gemacht werden – bitte sprechen Sie uns an.
 

Woher weiss ich, ob mein Wunschtermin noch zur Verfügung steht?

Ein erster Blick in den Belegungsplan gibt Ihnen einen Anhaltspunkt. Wichtig ist dabei zu beachten, dass mehrtägige Veranstaltungen oft in der Darstellung übersehen werden (Balken am oberen Rand des Kalenders) sowie die Tatsache, dass wir aus organisatorischen Gründen, Anfragen, vorab Reservierungen bzw. Optionen nicht veröffentlichen. Bitte lassen Sie sich von der regelmäßigen Vereinsbelegung nicht irritieren. Die Vereine lassen ihr Training, die Proben bzw. ihre Treffen auch einmal für Ihre Veranstaltung ausfallen.
 

Wie läuft die Buchung/Reservierng ab?

Schicken Sie bitte eine E-Mail an info@buergerhaus-marxheim.de oder nutzen unser Buchungsformular mit folgenden Angaben: Datum und Zeit der Veranstaltung, Art der Veranstaltung, ca. Anzahl der Besucher/Teilnehmer, Zeiten für ggf. Auf- und Abbau sowie Ihren Kontaktdaten. Baldmöglichst erhalten Sie dann eine E-Mail, ob Ihr Wunschtermin noch zur Verfügung steht. Sollte der Termin nicht mehr oder derzeit nicht zur Verfügung stehen, werden Ihnen Alternativen oder eine Absage mitgeteilt. Sobald ein möglicher Termin abgestimmt ist, wird intern bei uns ein Vermerk in den Belegungsplan geschrieben, dass Ihre "Anfrage" besteht – den Termin kann Ihnen also erst einmal niemand mehr wegnehmen. Danach erfolgt die Abstimmung eines Besichtigungstermins vor Ort zur Absprache von Details. Nach diesem Termin und nach Ihrer Entscheidung, ob unser Haus für Ihre Veranstaltung in Frage kommt, bekommen wir von Ihnen wieder eine E-Mail (oder Sie nutzen unser Buchungsformular) mit der Bitte um feste Reservierung (bitte geben Sie bei dieser E-Mail an, welche Räume Sie zu welchen Zeiten mieten möchten - DANKE!). Sie erhalten nun eine E-Mail mit den uns vorliegenden Informationen zu Ihrer Veranstaltung sowie den entstehenden Kosten. Diese Informationen überprüfen bzw. ergänzen Sie und schicken uns die E-Mail einfach wieder zurück. Ihnen geht dann baldmöglichst eine Buchungsbestätigung mit dem voraussichtlichen Schlüsselübergabetermin zu. Diesen müssen Sie uns noch kurz bestätigen – damit ist dann der Buchungvorgang abgeschlossen.
 

Wie viele Tische und Stühle stehen zur Verfügung?

Wir haben 250 Stühle sowie 48 Tische (170 x 70 cm). Runde Tische haben wir nicht!
 

Gibt es Bewirtung?

Nein, Sie müssen/dürfen alles selbst mitbringen.
 

Gibt es Geschirr?

Ja, wir haben Geschirr für ca. 160 Personen – bitte sprechen Sie uns an!
 

Wann kann ich in die Räume und wann müssen diese wieder zurück gegeben werden?

Generell mieten Sie immer von 09:00 Uhr des Veranstaltungstages bis zum nächsten Morgen, 09:00 Uhr. Wir versuchen aber, dass Sie möglichst eher und auch länger Zeit bekommen, um vor- bzw. nachzubereiten. Wenn Sie eine Garantie haben wollen, besteht die Möglichkeit die Räumlichkeiten mit einem Preis-Rabatt von 50% pro Tag auch weitere Tage zu mieten.
 

Wie finde ich die Räume vor und wie muss ich sie wieder zurückgeben?

Sie bekommen die Räume unbestuhlt (ausgenommen Seminarraum 1), sauber und leer übergeben und müssen diese gereiningt wieder zurückgeben. Entsprechende Materialien zum Reinigen wie Wischer, Besen etc. können nur bedingt zur Verfügung gestellt werden. Bei der Anmietung von mehr als zwei Seminarräumen und/oder dem Saal, erfolgt eine Reinigung der allgemeinen Flächen (Foyer, Garderobe, Toiletten) durch unsere Reinigungsfirma. Für die von Ihnen genutzte Räume selbst (Saal, Seminarräume, Küche, Umkleide, etc.) sowie den Aussenbereich, sind Sie verantwortlich. Gerne stellen wir aber einen Kontakt zu unserer Reinigungsfirma her, die Ihnen für diese Bereiche gerne ein entsprechendes Angebot unterbreitet. 
 

Finden zum Zeitpunkt meiner Veranstaltung, weitere Aktivitäten im Haus statt?

In der Regel nicht. Es kann aber passieren, dass während Sie noch am Aufbau sind, Vereinsgruppen die von Ihnen nicht gemieteten Räume nutzen. Am Samstag Abend finden aber i. d. R. keine Vereinstätigkeiten im Haus statt.


Gibt es während meiner Veranstaltung einen Ansprechpartner vor Ort?

Nein. Bei Schlüsselübergabe erhalten Sie aber eine Liste von Namen und Telefonnummern von Personen, an die Sie sich bei Problemen während Ihrer Veranstaltung wenden können. I. d. R. wohnen diese Personen in der näheren Umgebung des Hauses.


Was ist mit Müll?

Sie müssen sich um die Entsorgung Ihres entstandenen Müll selbst kümmern - es stehen keine Mülltonnen zur Verfügung. Bei größeren Veranstaltungen hat es sich daher bewährt, einen Container aufstellen zu lassen.
 

Wann muss ich was bezahlen?

Zum Schlüsselübergabetermin (dieser findet i. d. R. in der Woche vor Ihrer Veranstaltung statt), muss eine Kaution von min. 500,- EUR in Bar hinterlegt werden. An diesem Termin erhalten Sie eine Rechnung, die dann bequem auf ein Bankkonto der Stadt Hofheim überwiesen werden kann.
 

Gibt es einen Vertrag?

Nicht direkt. Der Buchungsvorgang wird per E-Mail abgeschlossen. Beim Schlüsselübergabetermin müssen Sie noch einige Unterlagen gegenzeichnen (Kautionsübergabe, Schlüsselerhalt, Checkliste, etc.).